Kom i gang
Den bedste første automatisering er lille, kedelig og tydelig. Det handler ikke om at købe et stort system, men om at fjerne én fast opgave ad gangen og lære af det. De seks trin herunder virker, uanset hvilke programmer du bruger.
-
Skriv ugens gentagelser ned
Brug en almindelig uge til at notere de opgaver, du gør igen og igen, og cirka hvor lang tid de tager. Det er ofte de små ting, der fylder mest: at taste bilag ind, kopiere en ordre fra en mail til et andet system, eller sende den samme besked til ti kunder.
-
Vælg én opgave
Vælg den opgave, der sker oftest og er lettest at beskrive, ikke den mest imponerende. En opgave, der tager ti minutter hver dag, er en bedre start end én, der tager en hel dag én gang om året.
-
Beskriv den, som du ville forklare en ny medarbejder
Skriv trinene ned: hvad starter opgaven, hvad skal ske, og hvornår er den færdig? Skriv også undtagelserne ned. Kan du ikke beskrive opgaven på en halv side, er den ikke klar til et system endnu.
-
Ryd op, før du automatiserer
Fjern de trin, der ikke giver mening, og sørg for, at data er i orden: kundelister uden dubletter, varenumre, der passer, og faste konti i bogføringen. En automatisering af en rodet proces laver bare rod hurtigere.
-
Brug det, du allerede har
Se først efter funktioner og integrationer i de programmer, du har i forvejen. Regnskabsprogrammet, webshoppen og mailprogrammet kan ofte mere, end man tror. Skal du købe noget nyt, så tjek, at du kan få dine data ud igen, og at der er en databehandleraftale, hvis systemet håndterer persondata.
-
Test ved siden af, og hold øje bagefter
Lad automatiseringen køre ved siden af den manuelle måde i et stykke tid, og sammenlign resultatet. Når den kører alene, så beslut, hvem der får besked, når noget fejler, og kig den igennem med faste mellemrum. Skriv ned, hvad den gør, så andre end dig kan forstå den.