Hvad kan automatiseres?
Tommelfingerreglen er enkel: det, der sker ofte, følger faste regler og allerede findes digitalt, kan som regel overlades til et system. Her er de områder, hvor det oftest giver mening i en lille virksomhed, og hvad du skal holde øje med på hvert af dem.
Fakturering og betaling
Fakturaer er et oplagt sted at starte, fordi de følger faste regler: hvem, hvad, hvor meget og hvornår. De fleste fakturerings- og regnskabsprogrammer kan danne fakturaer ud fra en ordre, sende faste fakturaer på abonnementer hver måned og sende en påmindelse, når forfaldsdatoen er overskredet.
Sælger du til offentlige myndigheder, skal fakturaen sendes som elektronisk faktura. Mange systemer kan gøre det direkte, så du ikke skal oprette den i en særskilt løsning.
Et menneske bør se på: nye kunder, ændrede priser og kreditnotaer. Det er her, fejlene sniger sig ind.
Bogføring og bilag
Bogføringen er der, hvor mange små virksomheder sparer mest tid. Moderne regnskabsprogrammer kan hente bankposteringer automatisk, læse beløb og dato fra et bilag, der bliver sendt ind eller fotograferet, og foreslå, hvilken postering det hører til. Bliver det samme bilag bogført på samme konto hver måned, kan du lave en regel for det.
Bogføringsloven kræver, at mange virksomheder bruger et digitalt bogføringssystem, og at regnskabsmateriale opbevares i fem år. Et system, der gemmer bilag digitalt i samme øjeblik, de kommer ind, gør det lettere at overholde. Tjek Erhvervsstyrelsens regler for din virksomhedsform.
Et menneske bør se på: forslag til konto og moms, især på nye leverandører, og afstemningen af bank og moms, før perioden lukkes.
Mails og kundeservice
Meget mailarbejde er gentagelser: ordrebekræftelser, kvitteringer, svar på de samme fem spørgsmål og videresendelse til den rette kollega. Det kan automatiseres med skabeloner, regler i indbakken og en formular på hjemmesiden, der sorterer henvendelserne efter emne.
Nyhedsbreve og andre markedsføringsmails kræver, at modtageren har givet samtykke, og det skal være let at framelde sig. Automatiserede forløb, fx en velkomstmail, skal følge de samme regler.
Et menneske bør se på: klager, utilfredse kunder og alt, der kræver et skøn. Skriv ærligt, når et svar er automatisk.
Lager, ordrer og indkøb
Har du en webshop eller en fysisk butik med kassesystem, kan salget trække varerne fra lageret automatisk. Med et genbestillingspunkt pr. vare kan systemet give besked eller lave et indkøbsforslag, når beholdningen er lav. Ordrer fra webshoppen kan sendes videre til forsendelse, så pakkelabel og track-and-trace dannes uden indtastning.
Et menneske bør se på: lagertallet. Svind, returvarer og fejlplukning gør, at systemet og hylden glider fra hinanden, så tæl op med faste mellemrum.
Booking og kalender
Frisører, håndværkere, klinikker og konsulenter kan lade kunderne booke selv i en online kalender. Systemet sender bekræftelse og påmindelse, så færre glemmer deres tid, og du slipper for at ringe frem og tilbage.
Et menneske bør se på: afbud, ombookinger og de kunder, der hellere vil ringe.
Tid, løn og udlæg
Timer kan registreres i en app på telefonen i stedet for på sedler, og de kan gå direkte videre til fakturering eller løn. Udlæg kan fotograferes og sendes til bogføringen med det samme, så kvitteringen ikke forsvinder i en jakkelomme.
Et menneske bør se på: lønnen, før den udbetales. Fejl i løn rammer mennesker direkte.
Når systemerne skal tale sammen
Den største gevinst kommer ofte, når data flyttes automatisk mellem de systemer, du allerede har: fra webshop til regnskab, fra booking til faktura, fra formular til kundeliste. Mange programmer har færdige integrationer til hinanden. Findes der ikke en, kan en integrationstjeneste ofte bygge broen, uden at du skal programmere.
Start med de færdige integrationer i de systemer, du har. De vedligeholdes af leverandøren, og det er en stor fordel, når et af systemerne bliver opdateret.