Faldgruber
Automatisering kan spare mange timer, men en fejl i en automatisk proces gentager sig selv, indtil nogen opdager den. Her er de faldgruber, der går igen, og hvad du kan gøre ved dem.
At automatisere en dårlig proces
Er processen rodet i forvejen, bliver den ikke bedre af at gå hurtigere. Ryd op i trinene og i data først, og automatisér bagefter.
Fejl, der løber stille
Det farligste er ikke, at en automatisering stopper, men at den fortsætter med at gøre noget forkert. Sørg for, at nogen får besked, når et trin fejler, og tag stikprøver af resultatet med faste mellemrum.
Ingen ejer
Den, der byggede automatiseringen, er måske ikke i virksomheden om et år. Giv hver automatisering en ejer, og skriv kort ned, hvad den gør, hvorfor, og hvordan den slås fra.
Ingen plan for, når den er nede
Systemer kan være utilgængelige, og integrationer kan gå i stykker, når et program opdateres. Vid, hvordan opgaven løses i hånden, så forretningen ikke står stille imens.
Persondata uden styr
Når kundedata flyttes mellem systemer, skal det ske lovligt og sikkert. Har du en databehandleraftale med de leverandører, der behandler persondata for dig? Ved du, hvor data ligger, og hvornår de slettes? Flyt kun de oplysninger, der er brug for.
Fastlåst hos én leverandør
Det kan blive dyrt og besværligt at skifte, hvis alle dine data og regler kun findes i ét system. Tjek, før du vælger, at du kan eksportere dine data i et almindeligt format.
For mange værktøjer
Hvert nyt program er et nyt login, en ny regning og et nyt sted, hvor noget kan gå galt. Brug hellere de funktioner, du allerede betaler for, end at tilføje et nyt værktøj til hver lille opgave.
At glemme kunden
Automatiske beskeder, der er upersonlige, forkerte eller kommer for ofte, skader mere, end de sparer. Læs dine automatiske mails igennem, som om du selv var kunden, og gør det let at få fat i et menneske.
At lade systemet tage ansvaret
Et program, der foreslår en konto eller en moms, tager ikke ansvaret fra dig. Bogføring, moms og løn er stadig din opgave, så se resultatet igennem, før det sendes videre. Er du i tvivl, så spørg din revisor eller bogholder.